Zoho People
עובד חדש מתחיל ביום ראשון. מי אחראי על מה?
ברוב הארגונים התשובה היא "מי שעשה את זה בפעם הקודמת". זה עובד עד שאותו אדם בחופשה, ואז העובד החדש מגיע בלי מחשב, בלי הרשאות ובלי מי שיקבל אותו.
קליטת עובד, לפי מחלקה ולפי זמן
המסלול למטה מתנגן מעצמו כשמגיעים אליו. שימו לב שכמה מחלקות פועלות במקביל - זה בדיוק מה שקשה לתאם בלי מערכת.
שלב: כל המסלול
ארבע מחלקות, ארבע נקודות זמן, אפס תזכורות ידניות. המסלול כאן הוא דוגמה - אצלכם הוא ייבנה לפי המחלקות והתפקידים שקיימים בפועל.
מי רואה מה
זו ההחלטה הראשונה בכל הטמעת HR, ולא האחרונה. בחרו תפקיד כדי לראות תמונת הרשאות לדוגמה.
החלוקה הזו היא נקודת פתיחה, לא המלצה מוגמרת. בכל ארגון היא נראית אחרת, ובמיוחד בשאלה מה מנהל ישיר רואה על עובדיו. מה שחשוב הוא שההחלטה תתקבל במפורש באפיון - ולא תיווצר כברירת מחדל של המערכת.
מה שחייב אישור לפני שמגדירים
מערכת HR מחזיקה את המידע הרגיש ביותר בארגון וגם מודדת זמני עבודה. שני התחומים האלה מוסדרים בחוק, ואיננו מכריעים בהם.
הגנת הפרטיות
תיק עובד הוא מאגר מידע אישי לכל דבר. יש מידע שמותר להחזיק, מידע שדורש הסכמה, ומידע שאסור לשמור מעבר לצורך.
- אילו מסמכים נשמרים ולכמה זמן
- מי מורשה לצפות בכל סוג מידע
- מה קורה למידע של עובד שעזב
- איך מתועדת הסכמה שנדרשת
דיני עבודה ונוכחות
רישום שעות, חופשות והיעדרויות נוגע לחוק שעות עבודה ומנוחה ולהסכמים החלים עליכם. הגדרה שגויה יוצרת חשיפה, לא רק אי-דיוק.
- איך נספרות שעות נוספות
- מדיניות צבירת חופשה ופדיון
- טיפול בהיעדרויות מוכרות
- מה מועבר למערכת השכר ומתי
מה אנחנו עושים ומה לאאנחנו מיישמים במערכת את המדיניות שיועץ השכר או עורך הדין שלכם קבע, כולל תקופות שמירה, כללי צבירה והרשאות. אנחנו לא קובעים מה מותר ומה נדרש, ולא נגדיר כלל נוכחות רק כי הוא נוח טכנית.
ומה קורה כשעובד עוזב
החלק שכמעט תמיד נשכח באפיון, ואז מתגלה שלעובד לשעבר עדיין יש גישה לתיבה ולקבצים.
סגירת חשבונות והרשאות בכל המערכות באותו יום, לא בסבב טלפונים שבוע אחרי.
רשימה מוגדרת של מה שהונפק לו, כולל מה שנמסר לפני שנתיים ואיש לא זוכר.
לקוחות, פרויקטים ומסמכים עוברים לאחראי חדש - פעולה מתועדת ולא הסתמכות על זיכרון.
תיק העובד עובר לארכוב או למחיקה לפי התקופה שנקבעה משפטית, אוטומטית.
קליטת עובד אצלכם תלויה בזיכרון של מישהו?
בפגישת אפיון נמפה מי עושה מה בפועל היום, ונבנה את המסלול לפי המחלקות שקיימות אצלכם - לא לפי תבנית כללית.
מה כוללת ההטמעה
בסדר הזה, כי הרשאות שנקבעות אחרי שכבר יש נתונים במערכת הן תיקון כואב.
מבנה והרשאות
מבנה ארגוני, תפקידים, ומי רואה מה. זו ההחלטה שכל השאר נשען עליה.
תיק עובד ותהליכים
אילו שדות ומסמכים באמת נדרשים, ובניית מסלולי הקליטה והעזיבה.
נוכחות וחופשות
הקמה לפי המדיניות שאושרה, כולל מאשרים חלופיים והסלמות.
פורטל והדרכה
הכנסת העובדים לפורטל - כאן נקבע אם HR באמת מקבל את הזמן שלו בחזרה.
שאלות נפוצות
מה שנשאלנו בפועל מול מנהלי משאבי אנוש.
לא. People מנהל את תיק העובד, נוכחות, חופשות ותהליכי HR. חישוב השכר נשאר במערכת השכר, ואפשר להעביר אליה את נתוני הנוכחות וההיעדרויות.
המערכת מספקת רישום נוכחות ודוחות, אבל התאמה לחוק שעות עבודה ומנוחה ולהסכמים הרלוונטיים היא הכרעה של יועץ שכר או עורך דין. אנחנו מגדירים את המערכת לפי מה שנקבע ולא קובעים את זה במקומכם.
ההרשאות מוגדרות לפי תפקיד, וזו ההגדרה החשובה ביותר בהטמעה. אפשר להפריד בין מה שמנהל ישיר רואה, מה ש-HR רואה ומה שהעובד רואה על עצמו.
חלק מהמסמכים חייבים להישמר תקופה מוגדרת בחוק, וחלק אסור להחזיק מעבר לצורך. את התקופות המדויקות צריך לאשר עורך דין, ואנחנו מגדירים במערכת ארכוב או מחיקה בהתאם.
כן, דרך פורטל עובד - שם הם מגישים בקשות, מעדכנים פרטים ורואים יתרות. זה מה שמוריד מ-HR את רוב הפניות החוזרות, ולכן שווה להשקיע בהדרכה עליו.
מגדירים מאשר חלופי ומסלול הסלמה. זו אחת השאלות שנוטים לדלג עליהן באפיון, ואז בקשות נתקעות בחופשות ובמילואים.
כן. בחיבור ל-Zoho Recruit מועמד שהתקבל הופך לעובד בלי הקלדה מחדש, והמסלול שרואים בעמוד הזה מתחיל אוטומטית.
רישוי מול Zoho (זוהו) לפי מספר עובדים ומהדורה, ובנפרד עלות ההטמעה מולנו לפי מורכבות ההרשאות ומדיניות הנוכחות. נציג הצעה אחרי האפיון.
מה משתלב עם People
מוצרי Zoho שנפגשים עם People באותו תהליך. מה שמסומן כקישור נפתח לעמוד מלא.
נתחיל מהשאלה מי רואה מה
בפגישת אפיון נמפה את המבנה הארגוני ואת ההרשאות לפני כל דבר אחר, נבנה את מסלולי הקליטה והעזיבה לפי המחלקות שקיימות אצלכם, ונסמן מה חייב לעבור אישור של יועץ שכר לפני שנגדיר אותו.