Zoho Sign
העסקה סוכמה ביום ראשון. למה החוזה עוד לא חתום?
כי הוא נשלח בדוא"ל, ואף אחד לא יודע אצל מי הוא תקוע. ההפסד הוא לא בהדפסה ובסריקה - הוא בימים שבהם אף אחד לא ידע שצריך להזכיר.
מסמך אחד, שלושה חותמים, ואחד ששכח
השרשרת למטה רצה מעצמה כשמגיעים אליה. שימו לב לחותם השלישי - שם נמצא כל ההבדל בין המערכת לבין שליחה בדוא"ל.
יום 6 מהשליחה
החותם השלישי לא היה זדוני - הוא פשוט שכח. ההבדל היחיד בין מסמך שנסגר ביום שישי לבין אחד שנתקע שבועיים הוא אם מישהו ידע להזכיר לו, ומתי.
התרחיש הוא המחשה של מנגנון ואינו נתון של לקוח. מספר החותמים, סדרם ומדיניות התזכורות ייקבעו אצלכם באפיון - יש מסמכים שבהם תזכורת אחרי יומיים נכונה, ויש כאלה שבהם היא נתפסת כלחץ.
איזו חתימה נדרשת לאיזה מסמך
זו השאלה הראשונה שאנחנו שואלים, והיא לא טכנית. חוק חתימה אלקטרונית מבחין בין סוגי חתימה, ולכל סוג מעמד ראייתי אחר.
מה אנחנו עושים ומה לאאנחנו בונים את התהליך לפי הסיווג שהיועץ המשפטי שלכם קבע: איזה מסמך הולך באיזה מסלול, איזו רמת אימות נדרשת, ואיפה המסמך החתום נשמר. אנחנו לא קובעים איזו רמת חתימה נדרשת למסמך - זו הכרעה משפטית, והנחה שגויה בה עלולה להפוך מסמך לחסר תוקף בדיוק כשצריך אותו.
עובדה שכדאי לדעת Zoho Sign אושרה רשמית על ידי רשות המסים בישראל כמערכת מוכרת לחתימה מרחוק - בהקשר הרישום מול מייצגים לדיווח השנתי - תוקף עד 31.8.2026, ולפי ההודעה הרשמית צפוי לחידוש שנתי. ההודעה הרשמית של Zoho
מאיפה שולחים לחתימה
הערך אינו בכלי החתימה אלא בכך שהוא יושב בתוך התהליך שממנו המסמך יוצא. שליחה ממערכת נפרדת מחזירה את ההקלדה הידנית.
מתוך עסקה ב-CRM
הצעה או הסכם עם פרטי הלקוח שכבר במערכת, והסטטוס חוזר לכרטיס העסקה.
מתוך קליטת עובד
חוזה שנשלח לחתימה לפני יום העבודה הראשון, כחלק ממסלול הקליטה.
מתוך תיקיית מסמכים
מסמך שנמצא כבר ב-WorkDrive, והעותק החתום חוזר לאותה תיקייה.
מתוך תהליך מותאם
יישום או טופס שבניתם, שבסופו נדרשת חתימה - בלי לצאת מהתהליך.
יש אצלכם מסמך שתמיד תקוע?
בפגישת אפיון נמפה אילו מסמכים נחתמים, מי חותם על מה, ואיפה בפועל התהליך נעצר - זו כמעט תמיד אותה נקודה, וכמעט תמיד אפשר לפתור אותה.
מה כוללת ההטמעה
מתחילים מהסיווג המשפטי ולא מהתבניות, כי סיווג שגוי הופך את כל השאר לחסר ערך.
אילו מסמכים נחתמים, מי חותם על כל אחד, ואיזו רמת חתימה נדרשת - לפי מה שהיועץ המשפטי שלכם קבע.
בניית תבניות למסמכים החוזרים, עם שדות שמתמלאים אוטומטית מהמערכת במקום הקלדה.
מי חותם ראשון, מה קורה כשמישהו מעכב, ובאיזו תדירות נשלחת תזכורת בלי להפוך ללחץ.
שליחה מתוך התהליך שממנו המסמך יוצא, והגדרה איפה בדיוק נשמר העותק החתום.
שאלות נפוצות
מה שנשאלנו בפועל לפני מעבר לחתימה דיגיטלית.
חוק חתימה אלקטרונית מכיר בכמה סוגי חתימה, ולכל אחד מעמד ראייתי אחר. לרוב המסמכים העסקיים חתימה אלקטרונית מספיקה, אבל יש מסמכים שדורשים חתימה מאושרת ואף אימות נוטריוני. איזה סוג נדרש לכל מסמך אצלכם היא שאלה לעורך דין - אנחנו מגדירים את התהליך לפי מה שייקבע ולא מכריעים בזה.
המערכת מתעדת מסלול ביקורת: מתי המסמך נשלח, למי, מאיזו כתובת נפתח ומתי נחתם. אפשר להוסיף שכבות אימות כמו קוד חד-פעמי לנייד. רמת האימות הנדרשת נגזרת מהסיכון שבמסמך, ולא מהנוחות.
המערכת שולחת תזכורת אוטומטית לפי לוח זמנים שהוגדר מראש, ומראה בכל רגע אצל מי המסמך תקוע. זה הפער המרכזי מול שליחה בדוא"ל, שבה אף אחד לא יודע מי מעכב עד שמישהו נזכר לשאול.
כן. הצעת מחיר או הסכם נשלחים לחתימה מתוך כרטיס העסקה, והחתימה מחזירה את הסטטוס ל-CRM אוטומטית. אותו דבר עובד מ-People לחוזי עובדים ומ-WorkDrive למסמכים כלליים.
כן, והחותם אינו צריך חשבון או התקנה. הוא מקבל קישור, פותח, חותם - וזה חשוב במיוחד כשהחותם הוא לקוח חיצוני שלא תשכנעו אותו להירשם למערכת.
במערכת עצמה, ובנוסף אפשר להגדיר שמירה אוטומטית בתיק הלקוח ב-CRM, בתיק העובד או בתיקיית צוות ב-WorkDrive. חשוב להחליט על כך מראש, אחרת המסמכים החתומים מתפזרים בדיוק כמו קודם.
החיסכון אינו בזמן החתימה עצמה אלא בימים שבין ההסכמה לחתימה. תהליך שמנוהל בדוא"ל נעצר אצל מי ששכח, ואיש לא יודע אצל מי - ולכן החיסכון האמיתי מגיע מהתזכורות ומהנראות, לא מהוויתור על המדפסת.
רישוי מול Zoho לפי מספר משתמשים ומהדורה, ובנפרד עלות הטמעה מול Alevectis לפי מספר התבניות והחיבורים. איננו מפרסמים מחיר הטמעה כללי - הוא נגזר מהאפיון.
מה משתלב עם Sign
מוצרי Zoho שנפגשים עם Sign באותו תהליך. מה שמסומן כקישור נפתח לעמוד מלא.
נתחיל מאיזה מסמך דורש איזו חתימה
בפגישת אפיון נמפה את המסמכים שנחתמים אצלכם ואת מי שחותם על כל אחד. את סיווג רמת החתימה נסמן כפריט שדורש אישור של עורך דין - ורק אחריו נבנה את התהליך והתבניות.