"החלטנו על זה בצ'אט" - ואף אחד לא מוצא איפה

בשלושה דברים שחשובים לארגון: המידע נשאר בבעלות החברה ולא במכשיר של עובד, אפשר לחפש בהיסטוריה גם אחרי שאדם עזב, ואפשר לחבר את השיחה למערכות - לפתוח כרטיס או לאשר בקשה מתוך הצ'אט. וואטסאפ מצוין לתיאום מהיר וגרוע כזיכרון ארגוני.

כי צ'אט הוא כרונולוגי ולא מובנה. החלטה שנפלה בהודעה 47 בערוץ פעיל תיקבר תוך יום. הפתרון אינו לחפש טוב יותר אלא להוציא את ההחלטה מהצ'אט ברגע שהיא נופלת - למשימה, לכרטיס או למסמך. את זה אפשר לעשות בלחיצה, אם מגדירים את זה מראש.

זה נושא שצריך להחליט עליו מראש ולא אחרי שנוצרה תרבות. אפשר להגדיר שעות זמינות, לתזמן הודעות שיישלחו בבוקר, ולסמן מי בכוננות. מעבר לתרבות הארגונית, יש כאן גם היבט של חוק שעות עבודה ומנוחה - עובד שנדרש להיות זמין נמצא לעיתים בזמן עבודה. את השאלה מה חל עליכם ספציפית מפנים לייעוץ משפטי.

כן. פקודות ובוטים יכולים לפתוח כרטיס ב-Desk, לעדכן עסקה ב-CRM או להעביר אישור - בלי לצאת מהשיחה. זה החלק שהופך את הצ'אט מכלי תקשורת לכלי עבודה, והוא גם החלק שהכי לא מנצלים.

מעט, ועם שם שאומר מה נכנס אליו. ארגון שפותח ערוץ לכל נושא מגיע תוך חודשיים למצב שבו אף אחד לא יודע לאן לכתוב, וכולם חוזרים להודעות פרטיות - וזה בדיוק המקום שבו מידע נעלם.

אפשר לצרף אורחים לערוצים מוגדרים. לפני שעושים את זה צריך להחליט מה הם רואים ומה נשאר פנימי, כי אורח שנוסף לערוץ פעיל עלול לראות היסטוריה שלא התכוונתם לחשוף.

השיחות בערוצים נשארות בארגון. זה בדיוק ההבדל מוואטסאפ, שם ההיסטוריה הולכת עם המכשיר. את מדיניות השמירה - כמה זמן שומרים ומה נמחק - צריך להגדיר, כי ברירת המחדל היא החלטה גם אם לא קיבלו אותה במודע.

לא, וגם לא כדאי. דוא"ל מתאים לתקשורת חיצונית, למסמכים רשמיים ולכל דבר שצריך להיות ניתן להצגה. צ'אט מתאים לתיאום פנימי מהיר. ארגונים שמנסים להעביר הכול לצ'אט מגלים אחרי חצי שנה שאין להם שום דבר בכתב.