Zoho Recruit
המועמד הטוב לא נעלם. הוא פשוט קיבל תשובה ממישהו אחר
ברוב הגיוסים שנכשלים ההפסד לא היה על שכר או על התאמה, אלא על ימים. תהליך שמתנהל בתיבת דואר מגיב לאט מדי, ואף אחד לא שם לב לכך בזמן.
אותו מועמד, שני תהליכים
ההשוואה למטה רצה מעצמה כשמגיעים אליה. שני הארגונים ראו את אותם קורות חיים באותו יום.
יום 0 מרגע ההגשה
ההבדל אינו במגייס אלא בתהליך. במסלול השני אף אחד לא עבד קשה יותר - פשוט לא היה שלב שבו הכדור נשאר אצל מישהו בלי שמישהו יידע.
התרחיש כאן הוא המחשה ואינו נתון סטטיסטי. מספר הימים ישתנה לפי הענף ולפי רמת התפקיד, אבל הכיוון מוכר לכל מי שגייס: ככל שהתשובה מתעכבת, הסיכוי שהמועמד עדיין זמין יורד - וזה נכון גם כשהמשרה שלכם טובה יותר.
מאיפה מועמדים מגיעים
כשמקור המועמד נרשם אוטומטית, אפשר לבסוף לענות על השאלה איזה ערוץ באמת מביא אנשים שמתקבלים - ולא רק אנשים שמגישים.
דף קריירה באתר
מועמד שנרשם בעצמו נכנס למאגר עם שיוך למשרה ולמקור, בלי הקלדה.
לוחות דרושים
פרסום לערוצים ומעקב אחר מה שהגיע מכל אחד מהם בנפרד.
המלצות עובדים
לרוב המקור האיכותי ביותר, ובדרך כלל זה שהכי פחות מנוהל.
מועמדים קודמים
מי שנפסל למשרה אחת ומתאים לאחרת, בכפוף למדיניות השמירה.
חברות השמה
מועמדים מגורם חיצוני, עם שיוך ברור למניעת מחלוקת על עמלה.
פנייה יזומה
מועמדים שאותרו ביוזמת המגייס, עם תיעוד מה נאמר ומתי.
מאגר מועמדים הוא מאגר מידע אישי
זו לא הערת שוליים. קורות חיים מכילים מידע אישי מזוהה, ולעיתים גם מידע רגיש, ושמירתם כפופה לחוק הגנת הפרטיות.
מה נדרש כדי להחזיק מאגר
לא מספיק שהמועמד שלח קורות חיים - צריך בסיס חוקי לשמירה, ומדיניות שמישהו אחראי עליה.
- הסכמה מתועדת לשמירה במאגר לפניות עתידיות
- תקופת שמירה מוגדרת, לא "עד שנזכר למחוק"
- מי בארגון מורשה לצפות בקורות חיים
- מה קורה כשמועמד מבקש שיימחק
איפה זה נשבר בפועל
אלה הדברים שאנחנו מוצאים כמעט בכל ארגון שמגייס בלי מערכת מסודרת.
- קורות חיים בתיבות דואר אישיות של מגייסים
- מועמדים משנת 2019 שאיש לא נגע בהם ואיש לא מחק
- קבצים שהועברו בהודעות למנהלים מגייסים
- אין דרך לאתר את כל העותקים של מועמד שביקש להימחק
מה אנחנו עושים ומה לאאנחנו מגדירים במערכת את מדיניות השמירה שנקבעה - כולל מחיקה או ארכוב אוטומטיים בתום התקופה, הרשאות צפייה, ותיעוד הסכמה. את משך השמירה ואת נוסח ההסכמה חייב לאשר עורך דין. אנחנו לא נותנים ייעוץ משפטי ולא נקבע במקומכם מה מותר להחזיק.
מעסיק או חברת השמה - שתי תצורות שונות
אותה מערכת, אבל ההקמה שונה מהיסוד. חשוב לדעת באיזו אתם לפני שמתחילים, כי שינוי בדיעבד יקר.
מעסיק שמגייס לעצמו
משרות פנימיות, מנהלים מגייסים שמעורבים בהחלטה, וחיבור למערכת ה-HR ליום שאחרי הקבלה.
- המבנה
- משרה שייכת למחלקה ולמנהל מגייס
- ההרשאה החשובה
- מה מנהל רואה על מועמדים למשרות אחרות
- החיבור המרכזי
- מועמד שהתקבל הופך לעובד ב-People
חברת השמה
כמה לקוחות במקביל, הפרדה מלאה ביניהם, ומעקב אחר מי שלח את המועמד ומתי.
- המבנה
- משרה שייכת ללקוח, עם הפרדת נתונים
- ההרשאה החשובה
- לקוח אחד לא רואה מועמדים של אחר
- החיבור המרכזי
- שיוך מועמד למקור לצורך עמלה
יודעים כמה ימים לוקח לכם לחזור למועמד?
רוב הארגונים לא. בפגישת אפיון נמדוד את התהליך כפי שהוא מתנהל היום, ונסמן את השלב שבו הכדור נשאר תקוע.
מה כוללת ההטמעה
מתחילים מהתהליך כפי שהוא מתנהל, ולא מהתהליך שכתוב בנוהל - כי מגייס שנאלץ לעקוף את המערכת יעקוף אותה.
הגדרת השלבים כפי שהם קורים אצלכם, מי מחליט בכל שלב, ומה מגדיר מעבר הלאה.
חיבור דף המשרות וערוצי הפרסום עם שיוך מקור אוטומטי ובדיקת כפילות.
מי רואה מה, ומימוש מדיניות השמירה שאושרה משפטית - כולל מחיקה אוטומטית.
תיאום מול יומנים, טופס משוב אחיד למראיינים, והעברה ל-People בקבלה.
שאלות נפוצות
מה שנשאלנו בפועל מול מגייסים וחברות השמה.
Recruit מנהל את התהליך עד לקבלת המועמד: משרות, מועמדים, ראיונות והחלטה. People מנהל את מה שקורה אחרי - תיק העובד, נוכחות ותהליכי HR. השניים מתחברים כך שמועמד שהתקבל הופך לעובד בלי הקלדה מחדש.
קורות חיים הם מידע אישי לפי חוק הגנת הפרטיות, ושמירתם מחייבת בסיס חוקי ומדיניות מוגדרת. את משך השמירה ואת נוסח ההסכמה צריך לאשר עורך דין, ואנחנו מגדירים במערכת מחיקה או ארכוב אוטומטיים בהתאם.
כן. יש תצורה למעסיק שמגייס לעצמו ותצורה לחברות השמה שמנהלות כמה לקוחות במקביל, כולל הפרדה בין הלקוחות ומעקב אחר עמלות.
בדיקת כפילות לפי מזהה ייחודי בעת הקליטה, ושיוך למקור הראשון שהגיע. זה חשוב במיוחד כשעובדים גם עם חברות השמה, כי משם מגיעות מחלוקות על עמלה.
זו אחת התועלות הגדולות של מאגר מסודר. אפשר לחפש במאגר לפני פרסום משרה חדשה, בכפוף למדיניות השמירה וההסכמה שנקבעה.
כן, וזה מומלץ. המנהל רואה ומגיב על המועמדים למשרה שלו בלבד, בלי גישה למשרות אחרות או לנתוני שכר.
תצורה בסיסית למעסיק שמגייס לעצמו עולה לאוויר תוך שבועות. מה שמאריך הוא בדרך כלל דף קריירה, חיבור ערוצי פרסום, ומדיניות שמירת מועמדים שדורשת אישור משפטי.
רישוי מול Zoho לפי מספר משתמשים ומשרות פעילות, ובנפרד עלות ההטמעה מולנו. לחברות השמה התצורה מורכבת יותר ולכן גם ההטמעה. נציג הצעה אחרי האפיון.
מה משתלב עם Recruit
מוצרי Zoho שנפגשים עם Recruit באותו תהליך. מה שמסומן כקישור נפתח לעמוד מלא.
נמדוד כמה ימים לוקח לכם לחזור למועמד
בפגישת אפיון נעבור על תהליך הגיוס כפי שהוא מתנהל היום, נסמן איפה הוא נעצר, ונגדיר יחד את מדיניות שמירת המועמדים שתצטרך אישור משפטי לפני שנגדיר אותה במערכת.