Zoho Analytics
שלושה אנשים, אותה שאלה, שלוש תשובות שונות
זה כמעט אף פעם לא באג. זה מה שקורה כשכל מחלקה סופרת אחרת, ואף אחד לא כתב מה בדיוק נחשב. התוצאה: הישיבה מתחילה בוויכוח על המספרים במקום בהחלטה.
אותה שאלה, הגדרה אחרת, מספר אחר
בחרו כלל ספירה כדי לראות איך התשובה משתנה בלי שאף אחד שיקר ובלי שמשהו נשבר. זו הסיבה האמיתית שדוחות סותרים.
השאלה
כמה עסקאות סגרנו ברבעון האחרון?
המספרים כאן הם דוגמה להמחשת המנגנון ואינם נתוני אמת של אף לקוח. העיקרון הוא שכל אחת משלוש התשובות נכונה לפי הכלל שלה - ולכן הוויכוח בישיבה אינו על הנתונים אלא על הגדרה שאיש לא סיכם. אצלכם ההגדרה תיקבע באפיון, תיכתב, ותהיה לה בעלים.
מה מזין דוח
רוב הארגונים מגלים באפיון שהנתון שהם רוצים מפוזר בין שלוש מערכות, ושאחת מהן אף אחד לא מתחזק.
CRM, Desk, Projects, People ועוד - חיבור מובנה שלא דורש פיתוח.
מערכות ליבה, ERP או מסד פנימי, לפי מה שהם חושפים החוצה.
נתונים שמנוהלים ידנית. אפשר לחבר, אבל שווה לשאול קודם למה הם עדיין שם.
פרסום, מסחר, תמיכה או כל מערכת שיש לה ממשק פתוח.
יעדים ותקציבים שאין להם מערכת מקור, ולכן נשמרים במקום מוגדר עם אחראי.
מה הופך דוח לאמין
לא הגרפיקה. ארבעה דברים שאם אחד מהם חסר, הדוח יאבד אמון תוך חודשים - ואז יפסיקו להסתכל עליו.
הגדרה כתובה
מה נספר, לפי איזה תאריך, ומה מסונן החוצה. משפט אחד לכל מדד, שמור לצד הדוח.
בעלים מוגדר
אדם אחד שמאשר שינוי בהגדרה. בלי זה המדד משתנה בשקט ואף אחד לא יודע מתי.
תדירות ידועה
כתוב מתי הנתונים התעדכנו לאחרונה. דוח בלי חותמת זמן מייצר החלטות על מידע ישן.
מקור יחיד לכל שדה
כשאותו נתון מגיע משתי מערכות, צריך להכריע מי הקובע - אחרת הסתירה תחזור.
ארבעת אלה יחד הם בדיוק מה שבתעשייה נקרא Single Source of Truth - מקור אמת יחיד שכולם עובדים ממנו, מתועד ב"מילון נתונים" (data dictionary) שמסביר מה כל מדד אומר, לא רק המספר עצמו.
לא כולם צריכים את אותו מסך
דשבורד אחד לכולם נכשל בשני הכיוונים: ההנהלה טובעת בפרטים והצוות לא מוצא את מה שנוגע לו.
תמונת מצב ומגמה
מעט מספרים, השוואה לתקופה קודמת, והתראה כשמשהו חורג.
- מדדים ראשיים בלבד
- מגמה ולא רק נקודה
- מגיע לבד, בלי להיכנס
איפה צריך להתערב
חתך ברמת הצוות, עם יכולת להעמיק עד לרשומה הבודדת.
- פילוח לפי נציג
- מה תקוע ומה חורג
- העמקה מהדוח לרשומה
מה שנוגע אליי
מסך ממוקד בלבד, בלי חשיפה לנתוני עמיתים שאינה נדרשת.
- היעד שלי מול הביצוע
- המשימות שלי
- הרשאה מוגבלת
יש אצלכם מדד שכל אחד סופר אחרת?
זה תמיד המקום להתחיל בו. בפגישה נעבור על השאלות שההנהלה שואלת בפועל, ונגדיר לכל אחת מה בדיוק נספר.
מה כוללת ההטמעה
מתחילים מהשאלות ולא מהנתונים. זה ההבדל בין דשבורד שמשמש להחלטות לבין אחד שנפתח פעם בחודש.
אוספים את השאלות שההנהלה שואלת בפועל, וכותבים לכל אחת הגדרת מדידה מדויקת שמאושרת על ידי מי שישתמש בה.
מחברים את המקורות ובודקים את איכות המידע. אם מתגלות בעיות, נאמר זאת לפני הבנייה ולא אחריה.
בונים את הדוחות והדשבורדים לפי קהל, מגדירים מי רואה מה, ומוסיפים חותמת עדכון לכל תצוגה.
ממנים בעלים לכל מדד, מגדירים הפצה אוטומטית, וקובעים מתי נבדק שההגדרות עדיין נכונות.
שאלות נפוצות
מה שנשאלנו בפועל מול הנהלות וצוותי נתונים.
לא. הוא מתחבר גם למסדי נתונים, קבצים, שירותי ענן ומערכות אחרות, ומאחד אותם לתמונה אחת.
כמעט תמיד בגלל הגדרה ולא בגלל תקלה: מה נחשב עסקה סגורה, לפי איזה תאריך סופרים, והאם מסננים לקוחות פנימיים. הפתרון הוא להסכים על ההגדרה לפני שבונים את הדוח.
לא בהכרח, אבל צריך בעלים מוגדר לכל מדד. מישהו צריך לאשר שינוי בהגדרה, אחרת הדוחות מתפצלים שוב תוך כמה חודשים.
הבנייה עצמה מהירה. מה שלוקח זמן הוא ההסכמה על ההגדרות ואיכות הנתונים במקור - ולכן פרויקט שנראה כמו שבועיים מתארך כשמתגלה שהמידע במערכת המקור לא עקבי.
כן. אפשר לשלב דוחות בתוך פורטל, אתר או יישום קיים, כך שהמשתמש לא צריך להיכנס למערכת נפרדת כדי לראות נתון.
אז מטפלים בהם קודם. דשבורד שנבנה על נתונים בעייתיים לא משפר החלטות - הוא מקבע טעות ונותן לה מראה רשמי. במקרים כאלה נמליץ על ניקוי לפני בניית הדוחות, גם אם זה דוחה את התוצאה הנראית לעין.
זו החלטה שצריך לקבל מראש. שכר, רווחיות לפי לקוח ונתוני ביצועים אישיים דורשים הגבלת צפייה. עדיף להגדיר את זה בהקמה מאשר לגלות שמישהו ראה מה שלא היה אמור.
רישוי מול Zoho לפי מהדורה ומספר משתמשים, ובנפרד עלות ההטמעה מולנו לפי מספר המקורות ומורכבות ההגדרות. נציג הצעה אחרי שנדע כמה מקורות מחוברים וכמה מדדים נדרשים.
מה משתלב עם Analytics
מוצרי Zoho שמזינים את הדוחות או צורכים אותם. מה שמסומן כקישור נפתח לעמוד מלא.
CRMלעמוד המוצר
Deskלעמוד המוצר
Projectsלעמוד המוצר
Peopleלעמוד המוצר
Flowלעמוד המוצר
Zoho Oneלעמוד המוצר
DataPrep
Embedded BIנסכים על ההגדרות לפני שנבנה גרף אחד
בפגישת אפיון נאסוף את השאלות שההנהלה באמת שואלת, נגדיר לכל אחת מה נספר, ונגיד בכנות אם איכות הנתונים במקור מאפשרת לענות עליהן היום.