Zoho Projects
משימה אחת מתעכבת. מתי תגלו שגם המסירה זזה?
בגיליון, בדרך כלל שבועיים אחרי. תלויות בין משימות הן ההבדל בין לוח זמנים שמשקף מציאות לבין מסמך שמתיישן מהרגע שנשלח.
מה קורה כשמשימה מתעכבת
הלוח למטה מדגים את עצמו כשמגיעים אליו. אפשר גם להוסיף עיכוב ידנית ולראות מה זז בעקבותיו ומה לא.
מועד מסירה: שבוע 12
הלוח כאן הוא דוגמה להמחשת המנגנון ואינו פרויקט אמיתי. הנקודה היא לא הגרפיקה אלא זו: המערכת יודעת אילו משימות תלויות במה, ולכן היא יכולה להזיז אותן ולהתריע - בעוד שגיליון פשוט ממשיך להציג את התאריך הישן. משימה בלי תלות, כמו כתיבת התיעוד, לא זזה - וגם זה מידע.
כמה סוגי פרויקט באמת יש אצלכם
כמעט כל ארגון אומר "כל פרויקט אצלנו שונה", ובאפיון מגלה שניים או שלושה מבנים חוזרים. זה בדיוק מה שהופך אותם לתבניות.
פרויקט לקוח
מה שנמכר ללקוח חיצוני ויש לו מועד מסירה, תקציב שעות ולעיתים קנס על איחור.
- המדד שחשוב
- עמידה בלוח זמנים ורווחיות מול שעות
- מה נוטה להישבר
- הפער בין מה שנמכר למה שאופיין
פרויקט פנימי
שיפור, הקמה או מעבר מערכת. אין לקוח שמשלם, ולכן הוא נדחק כשמשהו דחוף מגיע.
- המדד שחשוב
- האם הוא בכלל מתקדם
- מה נוטה להישבר
- אין בעלים שמפנה לו זמן
תהליך חוזר
קליטת לקוח, התקנה, אונבורדינג. לא באמת פרויקט, אלא רצף משימות זהה בכל פעם.
- המדד שחשוב
- זמן מקצה לקצה ואחידות
- מה נוטה להישבר
- מנוהל ידנית כי "זה קטן"
דיווח שעות: כאן ההטמעה נופלת או מצליחה
זה לא הסקשן המרשים בעמוד, אבל הוא המכריע. אם הצוות לא מדווח, כל דוח שמעליו חסר ערך - ואז המערכת הופכת לנטל במקום לכלי.
מה שגורם לצוות להפסיק לדווח
- שדות חובה רבים מדי לכל רישום שעות
- דיווח שנעשה רק בסוף שבוע, מהזיכרון
- אין שום דבר שחוזר לעובד מהדיווח
- קטגוריות שלא מתאימות למה שהוא באמת עשה
- המנהל לא מסתכל על זה, וכולם יודעים
מה שגורם לו כן לדווח
- שדה אחד או שניים, מהנייד, תוך שניות
- טיימר שרץ במשימה במקום מילוי בדיעבד
- העובד רואה את עומס השבוע שלו מהדיווח
- הקטגוריות נלקחו מהשפה שלו, לא מהנהלת חשבונות
- המנהל מתייחס לזה בפגישה השבועית
ההמלצה שלנו, גם כשהיא לא פופולריתלהתחיל מדיווח מינימלי שאנשים באמת ממלאים, ולהרחיב רק אחרי שהוא נכנס להרגל. מבנה מפורט שנבנה ביום הראשון כמעט תמיד מסתיים בנתונים חלקיים - וגרוע מכך, באמון אבוד במערכת שקשה להחזיר.
מהעסקה שנסגרה עד הפרויקט שנפתח
הפער בין מה שנמכר למה שנמסר הוא הסיבה הנפוצה ביותר ללקוח מאוכזב אחרי חתימה מוצלחת. החיבור הזה סוגר אותו.
ב-CRM
העסקה נסגרת
עם מה שסוכם: היקף, מועדים ומה בדיוק הובטח ללקוח בשיחת המכירה.
בחיבור
הפרויקט נפתח מתבנית
המשימות, האחראים והתלויות כבר מוגדרים. אין הקלדה מחדש ואין שכחה.
ב-Projects
הצוות מתחיל לעבוד
עם ההתחייבויות מהמכירה מול העיניים, ולא בשיחת טלפון עם איש המכירות.
לוח הזמנים שלכם חי בגיליון שרק אדם אחד מעדכן?
בפגישת אפיון נמפה את סוגי הפרויקטים שיש אצלכם באמת, ונחליט מה הופך לתבנית ומה נשאר ידני.
אבני הדרך של ההטמעה
אנחנו מנהלים את ההטמעה שלנו באותה שיטה שאנחנו מטמיעים אצלכם - כולל התלויות.
אפיון סוגי הפרויקט
מיפוי המבנים החוזרים, המשימות הקבועות והתלויות ביניהן.
תבניות ותהליך
בניית תבנית לכל סוג, כללי שיבוץ, אבני דרך ותהליכי אישור.
שעות וחיבורים
הגדרת דיווח מינימלי, חיבור ל-CRM ולתהליך החיוב.
הרצה וליווי
פרויקט פיילוט אחד, תיקונים לפי מה שהתגלה, ואז הרחבה.
שאלות נפוצות
מה שנשאלנו בפועל מול מנהלי פרויקטים ותפעול.
Projects מתאים לפרויקט עם לוח זמנים, אבני דרך ותלויות - הטמעה אצל לקוח, פרויקט תשתית, הקמה. Sprints בנוי לצוותים שעובדים במחזורים קצרים, בעיקר פיתוח תוכנה. ארגון שמריץ את שניהם משתמש בשניהם.
כן, וזה אחד החיבורים המשתלמים ביותר. סגירת עסקה יכולה לפתוח פרויקט מתבנית עם המשימות והאחראים מוגדרים, כולל מה שהובטח ללקוח במכירה.
כן. דיווח השעות יכול להזין תהליך חיוב, בכפוף לבדיקת התאמת מערכת החיוב לדרישות בישראל. חשוב להגדיר מראש מה שעה מחויבת ומה לא.
כמעט תמיד בגלל דיווח שעות. אם הצוות לא מדווח, כל הדוחות שמעליו חסרי ערך והמערכת הופכת לנטל. עדיף דיווח פשוט שאנשים ממלאים מדוח מפורט שאיש לא עומד בו.
כן, דרך פורטל לקוח עם הרשאות מוגבלות - סטטוס, אבני דרך ומסמכים, בלי לחשוף את הפעילות הפנימית או את דיווחי השעות.
לרוב שניים או שלושה. ארגונים נוטים לחשוב שכל פרויקט ייחודי, ובפועל מגלים באפיון שיש מבנה חוזר - וזה בדיוק מה שהופך אותו לתבנית.
אפשר להגדיר התראה כשהשעות בפועל חוצות אחוז מהמתוכנן. הערך הוא לא בהתראה עצמה אלא בכך שהיא מגיעה בזמן שעוד אפשר לעשות משהו, ולא בסיכום החודשי.
רישוי מול Zoho לפי מהדורה ומספר משתמשים, ובנפרד עלות ההטמעה מולנו לפי מספר סוגי הפרויקט והחיבורים. נציג הצעה אחרי האפיון.
מה משתלב עם Projects
מוצרי Zoho שנפגשים עם Projects באותו תהליך. מה שמסומן כקישור נפתח לעמוד מלא.
נבנה לוח זמנים שמתעדכן לבד
בפגישת אפיון נמפה את סוגי הפרויקטים שלכם, נגדיר את התלויות שבאמת קיימות, ונחליט יחד מה רמת דיווח השעות שהצוות שלכם יעמוד בה - כי שם ההטמעה נופלת או מצליחה.