Zoho Forms
הפנייה נכנסת למערכת, לא לתיבת דואר
ההבדל בין טופס רגיל לבין Forms הוא לא בעיצוב אלא במה שקורה אחרי הלחיצה על "שלח": ליד נפתח ב-CRM, כרטיס נפתח ב-Desk, בקשה פנימית יוצאת לאישור. אף אחד לא מעתיק כלום ביד.
מאה אנשים פתחו את הטופס. כמה יסיימו אותו?
כל שדה שמוסיפים גובה מחיר. הלוח למטה מתחיל לרוץ מעצמו - כל שדה שנוסף מכבה נקודות. זה לא נתון של לקוח, זו ההמחשה של המנגנון: הפיתוי לאסוף הכול מראש עולה ביותר פניות שלא נשלחו מאשר במידע שהתקבל.
100מתוך 100 שלחו
שני שדות. כמעט כולם מסיימים.
המסקנה המעשית אינה "טופס קצר תמיד עדיף". טופס הרשמה למכרז יכול להיות ארוך, כי מי שממלא אותו כבר החליט. טופס יצירת קשר בעמוד הבית לא - שם כל שדה נוסף הוא ויתור על פניות. בפגישת האפיון אנחנו מפרידים בין השניים.
אותה לחיצה על "שלח", שלושה יעדים שונים
בחרו סוג טופס ותראו לאן הפנייה נכנסת, מי אחראי עליה ומה קורה אם אף אחד לא נגע בה.
- נכנס ל-CRM כלידעם שיוך למקור: העמוד שממנו הגיע והקמפיין שהביא אותו.
- משויך לאיש מכירותלפי תור, אזור או תחום - לא לפי מי שראה ראשון את המייל.
- יש שעוןאם לא נגעו בו בתוך הזמן שהוגדר, הוא עולה למנהל.
בלי זה: הפנייה יושבת בתיבה משותפת, וכשמישהו סוף סוף עונה כבר אי אפשר לדעת מאיפה היא הגיעה.
- נכנס ל-Desk ככרטיסעם סיווג לפי מה שנבחר בטופס, לא לפי ניחוש של מי שקורא.
- הלקוח מקבל מספר פנייהאישור אוטומטי מיידי, כדי שלא ישלח שוב.
- נכנס למדיניות זמני תגובההכרטיס נספר ביעדי השירות מרגע הפתיחה.
אותו טופס יכול לנתב גם לשתי מערכות: לקוח קיים לתמיכה, פונה חדש למכירות, לפי ערך של שדה אחד.
- נפתח כבקשה לאישורבקשת רכש, יציאה לכנס, החזר הוצאה - כל דבר שהיום רץ בהתכתבות.
- עובר בין מאשרים לפי סדרמנהל ישיר, ואם הסכום עובר סף - גם כספים.
- נשאר מתועדמי אישר, מתי, ומה היה הנוסח שאושר.
זה החלק שהכי קל לפספס: רוב הארגונים מטמיעים טפסים כלפי חוץ ומשאירים את הבקשות הפנימיות בוואטסאפ.
טופס פתוח בלי הגנה מתמלא ספאם תוך ימים
לא בשבועות. שלוש שכבות, וכולן צריכות להיות פעילות ביום ההשקה - לא אחרי שהבעיה כבר קיימת.
מלכודת נסתרת
שדה שאדם לא רואה ולא ממלא. בוט אוטומטי ממלא אותו, והפנייה נדחית בשקט. עוצר את הרוב, בלי לבקש מהמשתמש כלום.
reCAPTCHA
עוצר את מה שעבר. חשוב לבחור גרסה שלא מחייבת את הפונה לפתור חידה - זה עצמו מוריד שיעור מילוי.
ולידציה על השדות
טלפון בפורמט תקין, דוא"ל אמיתי, שדה חובה שלא נשאר ריק. חוסך גם ספאם וגם רשומות חלקיות שאי אפשר לעבוד איתן.
טופס שאוסף פרטים אישיים - מה חייב להופיע בו
חוק הגנת הפרטיות חל על הטופס מהרגע שהוא מבקש שם וטלפון. שלושת אלה הם המינימום, והם לא עניין של עיצוב.
- מי אוסף את המידע - שם העוסק או החברה, לא רק לוגו.
- לשם מה - מטרת האיסוף, ולמי המידע עשוי לעבור.
- הסכמה נפרדת לדיוור - תיבת סימון שאינה מסומנת מראש, בנפרד משליחת הפנייה עצמה.
מה אנחנו כן ולא עושים כאן. אנחנו מטמיעים את המנגנון: שדה הסכמה נפרד, תיעוד מי הסכים ומתי, והפרדה בין פנייה עסקית לבין רשימת דיוור. את הנוסח המשפטי עצמו מאשר עורך הדין שלכם - זו לא חוות דעת משפטית ואנחנו לא נותנים כזו.
מדיניות הפרטיות שלנומה כוללים אפיון והטמעה
לא מתחילים משדות. מתחילים מהשאלה לאן הפנייה הולכת, מי אחראי עליה ותוך כמה זמן.
רק השדות שנדרשים לחזור לפונה ולנתב אותו. את השאר משלימים בשיחה.
כללי שדות, מלכודת ו-reCAPTCHA - מופעלים ביום ההשקה.
CRM, Desk או תהליך אישור, עם שיוך מקור הפנייה.
אישור אוטומטי שמנוסח כמו בן אדם, כולל מספר פנייה כשצריך.
שולחים פנייה אמיתית מהאתר ובודקים שהיא נחתה נכון, לפני שעולים לאוויר.
הדרך המהירה לדעת מה נכון אצלכם היא להראות לנו טופס אחד שקיים היום ולעקוב אחרי מה שקורה לפנייה שלו.
דברו איתנושאלות נפוצות
כן. אפשר להטמיע אותו בעמוד קיים, לפרסם אותו ככתובת עצמאית, או לשלוח את השדות מטופס שכבר קיים באתר. אין צורך להחליף את האתר.
שילוב של reCAPTCHA, שדה מלכודת נסתר וכללי ולידציה. חשוב להפעיל את זה מראש - טופס פתוח בלי הגנה מתמלא בפניות אוטומטיות תוך ימים.
צריך לציין מי אוסף את המידע, לשם מה, והאם הוא יועבר לגורם נוסף - ולקבל הסכמה נפרדת לדיוור שיווקי. את הנוסח המדויק צריך לאשר עורך דין.
ככל שפחות, כך שיעור המילוי גבוה יותר. הכלל המעשי הוא לבקש רק את מה שנדרש כדי לחזור לפונה ולנתב אותו נכון - בדרך כלל שם, דרך יצירת קשר אחת ושדה אחד שמסביר במה מדובר. את השאר משלימים בשיחה.
כן, וזו בדרך כלל ההחלטה הנכונה לטופס תמיכה. אותו טופס יכול גם לנתב לשתי המערכות לפי ערך של שדה - למשל לקוח קיים לתמיכה ופונה חדש למכירות.
בטופס רגיל המידע אובד. אפשר להגדיר שמירת טיוטה, ובטפסים ארוכים לפצל לשלבים כך שמה שמולא כבר נשמר. את זה צריך להחליט מראש, כי בטופס שאוסף פרטים אישיים שמירה חלקית היא עצמה עיבוד מידע.
כן. שדות נסתרים שומרים את כתובת העמוד ואת פרמטרי הקמפיין, והם עוברים למערכת יחד עם הפנייה. בלי זה אי אפשר למדוד איזה ערוץ מייצר פניות.
Forms תומך בחיבור לסולקים, אבל בישראל זה תלוי בסולק שלכם ובדרישות ניהול הספרים. זה נושא לאפיון נפרד - לא משהו שמפעילים בהיסח הדעת בטופס יצירת קשר.
מה משתלב עם Forms
מוצרי Zoho שנפגשים עם Forms באותו תהליך. מה שמסומן כקישור נפתח לעמוד מלא.
פניות מהאתר מועתקות ידנית למערכת?
בפגישת אפיון נעקוב אחרי פנייה אחת שקיימת אצלכם היום, ונגדיר לאן היא צריכה להגיע ומי אחראי לה.