הכתובת שלכם, לא של הספק
name@gmail.com אומר שהעסק שכר תיבת דואר. name@הדומיין-שלכם אומר שיש עסק. Zoho Mail מריץ את הדואר על הדומיין שלכם, עם ניהול משתמשים מרכזי ואבטחה ארגונית.
איך זה נראה על הדומיין שלכם
הקלידו שם עסק, ותראו איך כתובות הדואר נראות.
כתובת דואר היא כרטיס ביקור
כתובת gmail או hotmail על חשבונית או הצעת מחיר גורמת ללקוח לתהות אם מדובר בעסק יציב. כתובת על דומיין פרטי, עם ניהול IT ואבטחה מסודרים מאחוריה, נותנת רושם אחר כבר בשורת "מאת".
מה זה כולל
כל כתובת רצה על הדומיין העסקי, לא על ספק חיצוני.
הוספה, הקפאה והעברת תיבות ממסך ניהול אחד.
הגנה ברמת הארגון, לא הגדרה ידנית לכל תיבה.
SPF, DKIM ו-DMARC מוגדרים נכון כך שהמייל לא ייפול לספאם אצל הנמענים.
מה עובר קודם
הדומיין עצמו לא זז - רק ה-MX records מצביעים ל-Zoho במקום לספק הקודם. התהליך קורה בחלון תחזוקה מתואם, לא באמצע יום עבודה.
מה קורה למיילים הישנים
כלי הגירה מייבאים תיבות, תיקיות ואנשי קשר מהספק הקודם - ההיסטוריה לא נמחקת.
מה נדרש מכם
גישה לניהול ה-DNS של הדומיין, רשימת תיבות הדואר הקיימות, ומועד מוסכם לחלון ההגירה.
שאלות שצריך לענות עליהן לפני שמתחילים
- מי מנהל היום את ה-DNS של הדומיין?
- כמה תיבות דואר פעילות יש להעביר?
- יש חלון תחזוקה מועדף למעבר?
- נדרשת הגירה של דואר היסטורי, או רק כתובות פעילות?
מה כוללת ההטמעה
מתחילים ממיפוי התיבות והדומיין, כי הגדרה חלקית בשלב הזה חוזרת לרדוף בצורת מייל שנופל לספאם או תיבה שאף אחד לא ידע להעביר.
אילו תיבות פעילות היום, אילו כתובות תפקיד נדרשות (מכירות, תמיכה, כללי), ומי צריך גישה לכל אחת.
הגדרת SPF, DKIM ו-DMARC כך שהדואר היוצא לא ייפול לספאם אצל הנמענים - טעות נפוצה כשההגדרה נעשית בחיפזון.
ייבוא תיבות, תיקיות ואנשי קשר מהספק הקודם בחלון תחזוקה מתואם, כך שהיסטוריית הדואר לא הולכת לאיבוד.
מבנה קבוצות, הרשאות ותהליך קבוע לקליטה והעברת תיבה כשעובד עוזב - מוגדר פעם אחת, לא מאולתר בכל אירוע.
שאלות נפוצות
הכתובת רצה על הדומיין שלכם (name@company.co.il), לא על gmail.com. בנוסף, ניהול המשתמשים מרוכז אצל מנהל IT אחד, לא אצל כל עובד בנפרד.
כן - כלי הגירה מייבאים תיבות דואר, תיקיות ואנשי קשר מהספק הקודם, כולל היסטוריה.
מנהל ה-IT חוסם את הגישה או מעביר את התיבה למחליף בלחיצה אחת - הדומיין וההיסטוריה נשארים אצל הארגון, לא אצל העובד.
כן, כולל סינון ספאם, זיהוי פישינג ואימות דומיין (SPF/DKIM/DMARC) ברמת הארגון כולו, לא הגדרה ידנית לכל תיבה.
כן - התמחור לפי תיבת דואר. עסק עצמאי אחד יכול לקבל כתובת עסקית מקצועית בלי לרכוש תשתית IT.
כן - תיבת קבוצה שכמה משתמשים רואים ועונים ממנה, בלי לשתף סיסמה של תיבה אישית. מתאים לכתובות תפקיד כמו sales@ או support@ שצריכות להישאר פעילות גם כשעובד ספציפי מתחלף.
כן, אפליקציה ייעודית ל-iOS ו-Android עם התראות בזמן אמת. מי שמעדיף את אפליקציית הדואר המובנית במכשיר יכול להתחבר גם דרך IMAP או POP רגיל.
מה משתלב עם Mail
מוצרי Zoho שנפגשים עם הדואר העסקי באותו תהליך. מה שמסומן כקישור נפתח לעמוד מלא.
עדיין עובדים על כתובת דואר גנרית?
בשיחת פתרון טכנית נבדוק את מבנה הדומיין הנכון לארגון שלכם.