אף אחד לא מתלונן על שתי דקות. הן פשוט קורות 400 פעם בחודש.

מכפילים שלושה מספרים: כמה פעמים בחודש, כמה דקות בכל פעם, וכמה עולה שעה של מי שעושה את זה. מה שיוצא מעל כמה שעות בחודש הוא מועמד. מה שמתחת - כנראה לא שווה את התחזוקה, וזו החלטה לגיטימית לגמרי.

תהליך שמשתנה כל חודש, תהליך שדורש שיקול דעת אמיתי, ומשהו שקורה שלוש פעמים בשנה. אוטומציה של תהליך לא יציב עולה יותר מהחיסכון, כי היא נשברת בכל שינוי ואז מישהו צריך לתקן אותה - בדרך כלל דווקא כשלוחץ.

Flow מחבר בין מערכות קיימות: כשקורה א' במערכת אחת, יקרה ב' באחרת. Creator בונה מערכת שלא קיימת - טפסים, לוגיקה ומסכים לתהליך שאין לו מוצר מדף. אם אתם מנסים לבנות מערכת שלמה מתוך אוטומציות, זה סימן שצריך Creator.

זו השאלה החשובה ביותר וכמעט אף אחד לא שואל אותה מראש. אוטומציה שנכשלת בשקט גרועה מאין אוטומציה - כי כולם מניחים שהיא רצה. בכל הטמעה אנחנו מגדירים מי מקבל התראה על כשל, ומה קורה לרשומה שנתקעה באמצע.

תלוי במערכת. חלק מספקות ממשק מוכן, חלק דורשות פיתוח מול API, וחלק לא מאפשרות חיבור אוטומטי כלל. את זה בודקים באפיון מול הספק הספציפי שלכם, ולא מבטיחים מראש - זה גם ההבדל בין הערכה מבוססת לניחוש.

אחת. מריצים אותה חודש, רואים שהיא מחזיקה, ורק אז ממשיכים. ארגונים שבונים חמש עשרה אוטומציות בשבוע הראשון מגלים אחרי חצי שנה שאיש לא יודע מה כל אחת עושה, ואז מפחדים לגעת.

בעל תפקיד אחד אצלכם, שאנחנו מכשירים, ותיעוד קצר לכל אוטומציה: מה היא עושה, מה מפעיל אותה, ומה לבדוק כשהיא נכשלת. אוטומציה בלי תיעוד היא חוב שמתגלה בדיוק כשהאדם שבנה אותה כבר לא שם.

ברוב המקרים לא, וזה גם לא מה שאנחנו מוכרים. מה שקורה בפועל הוא שהעבודה שנחסכת היא זו שאיש לא רצה לעשות ממילא - העתקה בין מסכים, תזכורות, בדיקות ידניות. הזמן חוזר לעבודה שדורשת שיקול דעת, וזה גם המקום שבו הוא שווה יותר.