הסיסמאות הארגוניות, בלי גיליון משותף
סיסמת ה-CRM, חשבון המודעות, הגישה לשרת - אצל רוב הארגונים הן חיות בגיליון, בקובץ טקסט או בהודעת WhatsApp ישנה. Vault שומר אותן מוצפנות, משתף לפי הרשאה, ומתעד כל גישה.
כל גישה מתועדת, לא רק נשמרת
זה מה שגיליון משותף אף פעם לא נתן. יומן חי לדוגמה - כך זה נראה בפועל.
השמות, הפעולות והזמנים ביומן הם המחשה של מנגנון ואינם נתון של לקוח.
לא נוחות, שליטה
גיליון משותף נוח - עד שמישהו עוזב, עד שצריך לדעת מי בכלל יודע את הסיסמה הזו, ועד שסוכן ביטוח שואל אם יש בקרת גישה לנתונים רגישים. Vault לא הופך את השיתוף למסובך יותר - הוא הופך אותו לניתן למעקב.
מה זה כולל
סיסמאות, מפתחות API ומסמכי גישה במקום אחד מאובטח.
קובעים מי רואה איזו סיסמה, לא הכול לכולם.
מי צפה, מי שיתף, מתי - נשאר תיעוד, לא ניחוש.
עובד עוזב - הגישה שלו נסגרת ברגע אחד, לא נשכחת.
מילוי אוטומטי בלי להעתיק ולהדביק סיסמה מגיליון.
סיסמה רגישה ששותפה עם מישהו חדש - מסומנת.
מה עובר לתוך Vault
סיסמאות מערכות, מפתחות API, פרטי גישה לשרתים וספקים - כל מה שהיום מפוזר בין גיליון, קובץ מקומי או הודעות.
מה נשאר מחוץ ל-Vault
כניסה למערכות שתומכות ב-SSO עוברת דרך Zoho Directory, לא דרך סיסמה שמורה - שני הכלים משלימים זה את זה.
מה נדרש מכם
רשימת המערכות שדורשות סיסמה משותפת היום, ומי צריך גישה לכל אחת. זה השלב הכי כבד בהטמעה, לא ההקמה הטכנית.
מה משתלב עם Vault
שאלות שצריך לענות עליהן לפני שמתחילים
- אילו מערכות דורשות סיסמה משותפת שאי אפשר להחליף ב-SSO?
- מי צריך גישה לכל סיסמה, ומי לא?
- מי אחראי לתהליך כשעובד עוזב?
- איפה הסיסמאות חיות היום, ומי יעביר אותן?
שאלות נפוצות
שליטה על מי רואה מה, ותיעוד. בגיליון כולם רואים הכול ואף אחד לא יודע מי צפה במה. ב-Vault מגדירים הרשאה לפי משתמש או קבוצה, וכל צפייה או שיתוף נרשמים.
מבטלים את הגישה שלו ב-Vault מיד, ובודקים אילו סיסמאות היה חשוף אליהן כדי להחליט אילו כדאי להחליף. זה תהליך מוגדר, לא ניחוש אחרי מעשה.
כן - זה בדיוק ההבדל המרכזי מגיליון. כל פעולה נרשמת ביומן ביקורת: מי צפה, מי שיתף, מתי ועם מי.
לא - אלה תפקידים של Zoho Directory. Vault שומר את הסיסמאות שעדיין נדרשות בפועל (מערכות ישנות, ספקים חיצוניים, כלים שלא תומכים ב-SSO), ומשלים את מה ש-SSO לא מכסה.
מעבירים אותן ל-Vault כחלק מההטמעה, ומגדירים שמעכשיו כל שיתוף סיסמה עובר דרך שם - לא כי אסור לשתף, אלא כי צריך לדעת מי משותף ולמה.
ההקמה הטכנית מהירה. מה שלוקח זמן הוא לאסוף את הסיסמאות המפוזרות היום ולהגדיר מי מקבל גישה למה - זה תלוי בכמה מערכות ובכמה אנשי צוות, לא במוצר עצמו.
הסיסמאות הארגוניות חיות בגיליון משותף?
בשיחת פתרון טכנית נבדוק מה נכון להעביר קודם.