בקשה תקועה צריכה להיות גלויה, לא אבודה
"שלחתי לאישור, מחכה תשובה" - ומי בדיוק אמור לענות? Qntrl מריץ תהליכי אישור עם שערים ברורים, כך שכל בקשה תקועה מוצגת בגלוי אצל מי שאחראי לה עכשיו.
בקשת רכש, שלושה שערי אישור
לחצו על שער כדי לאשר או לדחות אותו.
מנהל ישיר
ממתין
כספים
ממתין לשער קודם
מנכ"ל (מעל 20,000 ₪)
ממתין לשער קודם
הבקשה ממתינה לאישור המנהל הישיר.
"עדיין מחכה לאישור" זו לא תשובה
כששרשור אישורים עובר בין כמה אנשי מייל, אף אחד לא בטוח מי צריך לפעול עכשיו. Qntrl הופך כל שער לגלוי - רואים בדיוק אצל מי הבקשה תקועה, לא רק שהיא "בטיפול".
מה זה כולל
כל תהליך מחולק לשערים ברורים עם בעלים מוגדר.
כל בקשה פתוחה נראית - באיזה שער, אצל מי.
שער נוסף מופעל אוטומטית לפי סכום או תנאי עסקי.
מי אישר, מתי ומה הסיבה - לתיעוד ולביקורת.
מה עובר קודם
בדרך כלל ממפים תהליך אישור אחד קיים (למשל רכש) ומגדירים אותו כשערים ברורים, לפני שמוסיפים תהליכים נוספים.
מה קורה לבקשות פתוחות כרגע
בקשות שכבר בתהליך אישור ידני ממשיכות בו - Qntrl מנהל בקשות חדשות מרגע ההפעלה.
מה נדרש מכם
מיפוי תהליך האישור הקיים - כמה שערים, מי אחראי על כל אחד, ואילו תנאים מפעילים שער נוסף.
שאלות שצריך לענות עליהן לפני שמתחילים
- אילו תהליכי אישור קיימים היום, ובכמה שלבים?
- מי בעל האחריות בכל שלב?
- יש תנאים שמפעילים שער נוסף (למשל סכום גבוה)?
- איפה בקשות בדרך כלל נתקעות היום?
שאלות נפוצות
אוטומציה ב-CRM מתאימה לתהליך אישור אחד פשוט. Qntrl מיועד לתהליכי בקרה מורכבים עם כמה שערים, תלויים אחד בשני, שחוצים לפעמים כמה מחלקות - לא רק אישור עסקה בודד.
נכון - Qntrl הוא אחד מארבעת המותגים העצמאיים של Zoho Corp (לצד Zoho, ManageEngine ו-TrainerCentral), לא מוצר בתוך חבילת Zoho One.
כן - לוח מעקב מראה כל בקשה פתוחה, באיזה שער היא נמצאת, ומי אחראי לאשר אותה כרגע.
כל תהליך עם שערי אישור סדרתיים - רכש, חוזים, גיוס, שינויי תקציב - לא רק רכש, למרות שזה השימוש הנפוץ ביותר.
אין הגבלה קשיחה - תלוי בתהליך. חשוב לא להוסיף שער שלא באמת מוסיף בקרה, רק עיכוב.
מה משתלב עם Qntrl
מוצרי Zoho שמזינים תהליכי אישור בפועל. מה שמסומן כקישור נפתח לעמוד מלא.
בקשות אישור נתקעות בשרשורי מייל אצלכם?
בשיחת פתרון טכנית נמפה תהליך אישור אחד ונבדוק אם Qntrl מתאים לו.