מהודעה נכנסת לפגישה ביומן, בלי להעתיק כלום
הודעה מגיעה, מישהו צריך לענות, לקבוע פגישה ולרשום הערה - בלי TeamInbox, Notebook ו-Calendar זה שלושה מסכים נפרדים והרבה העתק-הדבק. איתם זו אותה שרשרת, בלי לאבד הקשר.
מהודעה אחת, שלושה שלבים
לחצו על שלב כדי לראות אותו, או "הבא" כדי להתקדם.
TeamInbox
הודעה מלקוח מגיעה לתיבה המשותפת "מכירות". נציגה משייכת אותה לעצמה - שאר הצוות רואה שהיא כבר בטיפול.
הפער בין "קיבלנו הודעה" ל"טיפלנו בה"
בהרבה צוותים ההודעה מגיעה למייל, הפגישה נקבעת בוואטסאפ, וההערה נשארת בראש של מישהו. TeamInbox, Calendar ו-Notebook סוגרים את הפער - אותו הקשר עובר משלב לשלב, לא נעלם באמצע.
מה זה כולל
תיבת דואר משותפת עם שיוך הודעות ומעקב מי מטפל במה.
יומן עסקי עם סנכרון דו-כיווני ליומנים קיימים.
הערות מקושרות להקשר המקורי - הודעה, פגישה או לקוח.
מה עובר קודם
בדרך כלל מתחילים מ-TeamInbox לתיבה המשותפת הכי עמוסה (מכירות או תמיכה), ומוסיפים Calendar ו-Notebook כשההרגל מתבסס.
מה קורה למיילים קיימים
תיבה משותפת חדשה לא דורשת נטישת התיבות האישיות הקיימות - היא מתווספת ככתובת נוספת שהצוות עוקב אחריה יחד.
מה נדרש מכם
מיפוי התיבות המשותפות שכבר קיימות בפועל (גם אם הן היום תיבת מייל אישית שכולם משתפים סיסמה אליה), ומי היומן שהצוות כבר משתמש בו.
שאלות שצריך לענות עליהן לפני שמתחילים
- אילו תיבות דואר משותפות קיימות היום, ואיך הן מנוהלות?
- איזה יומן הצוות משתמש בו כרגע?
- מי אחראי על שיוך הודעות נכנסות?
- יש הערות/הקשר שהולך לאיבוד היום בין הודעה לפגישה?
שאלות נפוצות
בתיבה רגילה כשעובד בחופש, ההודעות שלו מחכות. בתיבה משותפת (TeamInbox) כל הצוות רואה את אותן הודעות, יכול לשייך אותן לאדם אחראי ולראות מי כבר ענה - בלי לשכפל את המייל.
כן, אבל היא מדברת עם שאר הסביבה - הערה שנוצרת מתוך הודעה בתיבה המשותפת נשארת מקושרת אליה, לא מתחילה כדף ריק נפרד.
כן - Calendar תומך בסנכרון דו-כיווני עם היומנים הנפוצים, כך שאין צורך לוותר על יומן קיים שכבר משתמשים בו.
לא הכרחי - כל אחד עומד בפני עצמו. הערך הגדול מגיע כשמשתמשים בשלושתם, כי אז הודעה, הערה ופגישה נשארות מקושרות לאותו הקשר.
הקמה טכנית קצרה. הזמן האמיתי הוא הגדרת כללי שיוך התיבה המשותפת - מי אחראי על אילו הודעות.
מה משתלב עם TeamInbox
מוצרי Zoho שנפגשים עם ההודעה הנכנסת באותו תהליך. מה שמסומן כקישור נפתח לעמוד מלא.
הודעות, פגישות והערות רצות בשלושה כלים נפרדים?
בשיחת פתרון טכנית נבדוק איפה ההקשר הולך לאיבוד היום.